Šta je tok dokumenata?
Tok dokumenata u poslovnom/administrativnom sistemu određuje potreba da dokumenti budu tako dostavljani zaposlenima da čine tok. Tok se kreira kretanjem dokumenata od zaposlenog do zaposlenog, po utvrđenom, odnosno propisanom redosledu.
Retko koji dokument se u potpunosti kreira na jednom radnom mestu. U praksi ciklus jednog dokumenta obuhvata njegovo kretanje po organizaciji ili radnoj jedinici, odnosno njegovo kreiranje podrazumeva rad na više radnih mesta.
Međutim, tokom tog procesa dokumenti često bivaju zatureni ili izgubljeni. Ako je Vaša organizacija mesto gde se intenzivno radi, postoji, dakle, intenzivan tok dokumenata. U takvom slučaju fascikle s dokumentima, registratori, pa čak i čitavi projekti mogu da budu na pogrešnom mestu ili izgubljeni. Ako Vam je potreban određeni dokument, možete rekonstruisati njegov tok, do trenutka gubljenja. Ukoliko imate sreće, pronaćićete ga. U svakom slučaju sve to zahteva vreme, izgubljeno vreme koje znači izgubljenu produktivnost, efikasnost i – izgubljen novac.
UniDocs omogućuje slanje dokumenata jednim potezom, odnosno klikom miša. Nešto kao slanje dokumenata i-mejlom, samo mnogo naprednije.
Korišćenje UniDocsa znači korišćenje elektronskog toka dokumenata, toka koji je jednoznačan, uvek funkcionalan i koji ostaje trajno zabeležen u sistemu.
Tok eliminiše svaku improvizaciju u organizovanju i razmeni dokumenata.